Antes de iniciar cualquier estudio acerca de la organización y la planificación, es necesario que entendamos que como seres humanos somos una entidad única e irrepetible en este universo; razón por la cual es importante conocer algunas de las cualidades que nos distinguen, pero entre ellas, la que nos lleva a encaminarnos a este importante entendimiento, aunque también distingue a ciertos animales, es que somos gregarios.
Los animales se agrupan en manadas, cardúmenes o colonias; mientras que los seres humanos en sociedades. El gregarismo presenta ventajas entre las que se encuentran: mayor posibilidad de supervivencia, fácil acceso a la alimentación, mayor seguridad y mejores respuestas ante los elementos de la naturaleza, pero también presenta (entre otras), importantes desventajas como una mayor competencia, fácil transmisión de enfermedades, luchas por el poder y la dominación.
¿Qué entendemos por organización?
Para entender correctamente la relación entre la organización y la planificación debemos relacionarnos con el término organización, debemos llevarlo al plano de “agrupar, dividir y asignar funciones” a los elementos presentes en una manada, un cardumen, una colonia, o una sociedad para el logro de objetivos y el alcance de metas. De allí que cuando hablamos de organizar, estamos hablando de una acción a través de la cual obtendremos un efecto. Por el contrario, cuando hablemos de organización, nos estamos refiriendo a la forma, el proceso, el método que utilizamos para establecer un orden determinado que nos llevará al logro de estos objetivos, y alcanzar las metas.
En el caso de los seres humanos, una organización es un sistema social formado por un grupo de personas cuyo enfoque es un objetivo común a ser logrado en un tiempo, una cultura y un espacio determinado. Dentro de la organización se plantean las normas a seguir para lograr su razón de ser, o lo que conocemos como la misión.
Una organización puede definirse como una estructura creada en forma ordenada en la que coexisten e interactúan personas que cumplen diversos roles y responsabilidades asignadas según normas formales e informales que especifican las tareas a cumplir en cada cargo, para el logro de un objetivo común.
Características de la organización
Cada organización tiene características propias tales como su tamaño, su alcance, su área geográfica de influencia, la cantidad y uso de recursos humanos, materiales, tecnológicos y financieros de que dispone para cumplir la misión. Estas características la distinguen de otras organizaciones.
Dentro de cada organización, sus miembros o integrantes se agrupan o se ordenan jerárquicamente; de esta forma establecen normas y reglas que son comunicadas al resto de los miembros para que todos actúen coordinadamente para el cumplimiento de objetivos y el alcance de las metas previstas. Cada organización genera así, una cultura propia mediante dichas normas, imagen corporativa, y símbolos propios que son parte de su distinción.
Para que exista una organización se requiere la existencia de los siguientes componentes básicos: un grupo de personas que interactúen entre sí conforme a convenciones y normas que definan su relación y el rol a desempeñar; objetivos y metas; tareas o actividades que deben realizarse coordinadamente para el logro de los objetivos y metas existentes; recursos humanos, materiales, financieros y tecnológicos que permitan el logro de los objetivos y metas.
¿Cómo pueden ser las organizaciones?
Las organizaciones pueden ser formales (planificadas, con una estructura jerárquica definida y normas de funcionamiento); o informales, cuyo nacimiento es espontáneo debido a la aparición de intereses comunes y dependiendo del grado de afinidad de las personas que las conforman. Dentro de las organizaciones formales generalmente surgen organizaciones informales debido a los grados de afinidad o enfrentamientos que vayan apareciendo por diferentes causas. En ellas, los roles que cumplen las personas no están especificadas en las normas escritas de la organización formal.
Las organizaciones también pueden ser locales, nacionales o internacionales; de acuerdo a su tamaño pueden ser: pequeñas, medianas o grandes. Esta denominación del tamaño ya no depende, como hace un tiempo solía ser, de la cantidad de personal que las conforman; ya que con los actuales avances tecnológicos, un solo operador puede realizar el trabajo que hacía una mayor cantidad, y con la vertiginosidad con la que se está desarrollando la inteligencia artificial, estas cantidades de trabajadores seguirá disminuyendo.
Dependiendo de quiénes sean los propietarios, existen las organizaciones pertenecientes al Estado, denominadas públicas, y las pertenecientes a otras personas naturales o jurídicas distintas al Estado, o gobierno, las cuales son denominadas como organizaciones privadas. También existen las organizaciones mixtas, de las cuales una parte es propiedad del Estado, o gobierno, y el resto a personas naturales o jurídicas distintas a este. Hay otro tipo de organizaciones que se clasifican según el fin que persiguen; estas pueden ser organizaciones con, o sin fines de lucro.
La organización como sistema
Cuando hablamos de la organización como un sistema, entendemos que está basado en las interrelaciones entre quienes la conforman; de allí que podemos decir que solo existe una organización cuando hay dos o más personas capaces de comunicarse, dispuestas a interactuar para el logro de un objetivo común, quienes cumplen una serie de tareas necesarias respetando reglas y normas de comportamiento que les asignan compromisos y responsabilidades, además de facultarles a la disposición y uso coordinado de recursos humanos, materiales, financieros y tecnológicos necesarios para lograr el propósito con el que fue creada.
La organización tiene carácter continuo y permanente debido a los cambios que se presentan; permite el establecimiento de la mejor manera de lograr los objetivos planteados por un grupo social; la organización provee métodos para el desempeño de actividades eficientes con un mínimo de esfuerzos, reducción de costos e incremento de la productividad. Además de evitar la duplicidad de esfuerzos delimita las funciones y responsabilidades entre sus miembros.
Toda organización cuenta con una estructura organizativa formal basada en relaciones formales e informales entre sus miembros. La organización formal está deliberadamente planificada; en ella, las relaciones entre los individuos o miembros de la organización están preestablecidas y cada uno de sus miembros es escogido según el cumplimiento de estrictas normas de selección. La estructura organizativa informal está conformada por el conjunto de relaciones informales, no definidas en forma explícita, que dan respuesta a necesidades de tipo social como la amistad y el sentido de pertenencia.
En toda organización se fijan los objetivos financieros, los cuales son medibles. Los objetivos financieros son las metas comerciales que se fija una organización e indican el camino a seguir para alcanzarlas. Además de los objetivos financieros existen los objetivos a largo plazo, representados por resultados que esperan lograrse, en un lapso de tiempo de tres a cinco años.
Los objetivos de desempeño de una organización a corto plazo son las mejoras que permitirán lograr los objetivos de largo plazo. Los objetivos de desempeño a corto y a largo plazo; la estrategia a seguir, la misión y la futura dirección de la organización son expuestos mediante lo que se conoce como un plan estratégico.
El plan estratégico es el resultado de la formulación de la estrategia, la determinación de la dirección que tomará la organización, la conceptualiza la misión y el establecimiento de los objetivos. Para concretar la estrategia cada nivel jerárquico de la organización debe cumplir determinadas tareas. A esto se le conoce como el plan de acción.
Como se indicó al principio, cada organización genera una cultura propia; de dicha cultura forman parte lo que conocemos como principios organizacionales, estos corresponden a los principios, creencias y valores que guían y son la inspiración de la vida de la organización. Estos principios soportan la cultura organizacional y definen su filosofía.
La organización y la planificación estratégica
Ahora hablaremos acerca de la planificación estratégica. Esta es un proceso que realizan quienes toman decisiones en una organización; estos obtienen, analizan y procesan información relacionada con la organización tanto interna y externa, con la finalidad de evaluar la situación de esta en el presente, y su nivel de competitividad. Ello permitirá anticipar y decidir el direccionamiento que se dará a dicha organización.
Este proceso define su visión a largo plazo y las estrategias para alcanzarla, a partir del análisis de sus debilidades, oportunidades, fortalezas y amenazas. Este análisis proporciona información relacionada con sus factores críticos de éxito; en base a su revisión y monitoreo se realizan ajustes periódicos, lo que lo convierte en un estilo de gestión y convierte a la organización un ente proactivo y anticipatorio.
Para realizar el proceso de planificación estratégica se hace recomendable dividirlo en varias etapas. A continuación un breve bosquejo de cada una de estas etapas.
Definición del horizonte de tiempo. Para definir el horizonte de tiempo es importante conocer si el entorno en el que se desempeña la organización es estable; al igual que la magnitud de la competencia (en caso de las empresas), la amenaza que representa la presencia de productos sustitutos (en el caso de comercios), y la capacidad con que la organización o empresa para absorbe o se incorpora a los nuevos cambios. Dependiendo de estos indicadores, se puede establecer dicho horizonte de tiempo; el cual básicamente es el período de tiempo en el que un inversionista mantiene su inversión hasta necesitar su dinero de regreso. El horizonte financiero está directamente relacionado con el objetivo financiero para el que está invirtiendo.
El establecimiento de principios y valores. Las creencias y convicciones influyen en forma directa sobre los miembros de una organización y su comportamiento. Ellos determinan y orientan la percepción de los problemas y la toma de decisiones. Es la manera como las organizaciones hacen las cosas, establecen prioridades y cumplen lo que es importante para la empresa. Si coinciden las estrategias se convierten en una de sus mayores fortalezas.
El direccionamiento estratégico, o dónde queremos estar incluye la definición de la visión estratégica, la misión y los objetivos estratégicos. La visión estratégica debe ser amplia y detallada, consistente, integradora, coherente, positiva, motivadora y realista. La Misión indica la forma como una organización aspira consolidar las razones de su existencia. Los objetivos estratégicos son el vínculo existente entre la misión y la visión de una organización. Ellos definen el rumbo a seguir para el logro de la visión. Son un llamado ineludible a la acción para el logro de resultados. Estos deben ser cuantificables, y deben tener una fecha para su cumplimiento.
Envíame tu comentario. Te espero en la próxima entrega.
Hasta pronto.
Si deseas recibir mis publicaciones actualizadas, envíame tu correo electrónico
